Background

Woofbar adalah UKM pet care yang telah membangun reputasi solid di industrinya — dimulai dari pet bakery, berkembang menjadi one-stop solution yang mencakup 10 lini layanan: Pet Hotel, Grooming, Taxi, Barkday Cake, Pet Store, Laundry, Dog Training, Dog Handler, Pet Beauty, hingga DNA Test.

Di balik pertumbuhan itu, ada masalah yang semakin besar: operasional mereka berjalan di atas sistem yang terfragmentasi. Pemesanan lewat WhatsApp, penjadwalan lewat TimeTree, keuangan di Excel, stok di Shopee — semuanya terpisah, tidak terhubung, dan dijalankan secara manual oleh admin.

Akibatnya:

• Jadwal bentrok antar layanan terjadi karena tidak ada visibilitas real-time terhadap ketersediaan sumber daya
• Revenue leakage terjadi karena item dan layanan tambahan sering tidak tercatat di kasir
• Beban admin sangat tinggi untuk pekerjaan repetitif yang seharusnya bisa diotomatisasi
• Data anabul — riwayat vaksin, alergi, preferensi — tidak tersimpan terpusat, sehingga harus diverifikasi ulang setiap kunjungan

Proyek ini dimulai sebagai engagement akademik dalam mata kuliah Advanced IS Analysis & Design dan Knowledge Management, namun dari awal dijalankan dengan standar profesional penuh — lengkap dengan wawancara klien, analisis proses bisnis nyata, dan deliverable yang siap diimplementasi. Perusahaan menyatakan kesiapan untuk melanjutkan ke tahap implementasi dan telah mengalokasikan pendanaan untuk itu.

Peran Saya

Saya bertindak sebagai Project Manager sekaligus Lead System Analyst dalam proyek ini — dari tahap discovery hingga serah terima rancangan.

Sebagai Project Manager:

• Menyusun proposal proyek, termasuk scope, batasan, dan justifikasi bisnis
• Merancang timeline dan fase pengerjaan: apa yang dikerjakan di fase 1, apa yang dibatasi, dan mengapa
• Memimpin negosiasi dengan pihak Woofbar terkait ekspektasi, deliverable, dan keterlibatan tim
• Mengelola keputusan desain dan menjaga konsistensi arah proyek
• Berkoordinasi dengan mentor — seorang senior software lead expert — yang berperan sebagai technical advisor untuk tahap implementasi, sementara seluruh keputusan analisis dan desain tetap berada di tangan saya

Sebagai System Analyst:

• Melakukan wawancara dan observasi langsung untuk memahami proses bisnis as-is
• Menganalisis alur kerja dari perspektif data-driven: di mana data lahir, mengmengalir, dan di mana ia hilang
• Merancang sistem dengan pendekatan Object-Oriented Design
• Membangun multilayer diagram: end-to-end system flow, activity diagram per layanan, dan use case diagram
• Menentukan separation of concern antar modul dan antar aktor sistem

What I Solved

Fragmentasi alur pemesanan dan risiko bentrok jadwal

Masalah terbesar Woofbar bukan pada satu layanan — tapi pada ketidakmampuan sistem melihat keseluruhan secara bersamaan. Saya merancang availability engine berbasis data: setiap layanan memiliki kapasitas yang terdefinisi, dan setiap booking dikonfirmasi hanya jika kapasitas tersedia secara real-time.

Untuk Pet Hotel — layanan paling kompleks — saya memisahkan konsep rencana dan aktualisasi ke dalam struktur database yang berbeda:

• pet_booking — menyimpan permintaan dan konfirmasi awal
• pet_stay — mencatat aktualisasi check-in dan aktivitas selama menginap
• booking_detail — menyimpan rincian layanan tambahan per sesi

Pemisahan ini memungkinkan sistem menghitung ketersediaan kamar secara akurat tanpa tercampur dengan data operasional aktual — sesuatu yang tidak mungkin dilakukan dengan Excel.

Alur Pet Taxi yang kompleks dan rawan salah hitung

Tarif Pet Taxi Woofbar bergantung pada banyak variabel: jarak, durasi, tol, kondisi khusus anabul. Sebelumnya dihitung manual oleh admin, yang memakan waktu dan rawan salah. Saya merancang logic rules dan alur kalkulasi tarif otomatis yang mempertimbangkan semua variabel ini, beserta activity diagram yang mendefinisikan setiap titik keputusan dalam proses penjemputan hingga pengantaran.

Tidak ada separation of concern antar aktor dan modul

Tanpa pemisahan yang jelas, admin, staf lapangan, dan owner semuanya mengerjakan hal yang tumpang tindih — sering bertukar jobdesk dan tidak ada akuntabilitas yang jelas. Saya merancang role-based separation yang mendefinisikan dengan tepat siapa yang bisa melakukan apa, dan di modul mana — sehingga tidak ada lagi pertukaran jobdesk yang tidak perlu.

Tidak ada integrasi data anabul

Setiap kunjungan, data anabul diverifikasi ulang dari nol. Saya merancang modul Pet Profile sebagai mini-CRM yang menyimpan riwayat vaksinasi, catatan alergi, dan preferensi khusus secara terpusat — terhubung ke semua layanan yang relevan.

Pendekatan desain: data-driven, object-oriented, multilayer

Seluruh sistem dirancang menggunakan pendekatan data-driven analysis — saya mulai dari memetakan entitas data dan alirannya sebelum mendefinisikan fitur. Dari sana, desain diturunkan menggunakan Object-Oriented Design dengan UML sebagai bahasa dokumentasinya.

Deliverable diagram mencakup:

• End-to-end system flow (gambaran besar seluruh sistem)
• Activity diagram per layanan utama (Pet Hotel, Pet Taxi, Grooming, Admin flow)
• Use case diagram per aktor
• Entity Relationship Design untuk skema database

Proposal, fase, dan batas implementasi

Sebagai project manager, saya juga mendefinisikan apa yang masuk fase 1 dan apa yang tidak — bukan hanya karena keterbatasan waktu, tapi karena saya memahami bahwa implementasi yang tidak terkontrol scope-nya lebih berbahaya dari tidak mengimplementasi sama sekali. Batasan ini dinegosiasikan langsung dengan klien dan dituangkan dalam proposal resmi.

Rancangan lengkap bersifat confidential dan tidak dipublikasikan secara penuh.