HOWL - Library & working space

kalo kamu perhatikan, HOWL ini punya konsep yang unik banget karena menggabungkan perpustakaan dengan working space. Tapi, karena beberapa bulan terakhir kuotanya selalu penuh , operasional di baliknya mulai kewalahan karena sistemnya masih terpisah-pisah, pembukuan makanan pakai Odoo, sedangkan reservasi masih manual lewat Excel dan Google Forms.

Efeknya, pustakawan jadi gak bisa memantau kuota maksimal 40 orang secara real-time. Belum lagi masalah pelacakan waktu untuk pengunjung harian yang cuma datang beberapa jam , risiko orang Early Bird yang mau perpanjang durasi (extend) , sampai masalah klasik di mana kontrol buku jadi longgar karena areanya terlalu terbuka.

but, Saya Kurang Setuju Membangun ERP di Fase Awal, Banyak orang mungkin akan langsung menyarankan untuk membuat sistem ERP terintegrasi agar semua lini bisnis HOWL langsung menyatu. Namun, menurut analisis saya, langkah itu terlalu terburu-buru dan berisiko. Memaksakan integrasi finansial, stok makanan, dan keanggotaan di awal saat manajemen dasarnya belum stabil justru akan membuat sistem jadi terlalu kaku dan rumit.

Model perpustakaan yang menyatu dengan working space dinamis seperti ini belum ada contoh matangnya di tempat lain. Oleh karena itu, saya ingin menjadikan HOWL sebagai 'laboratorium eksperimen' terlebih dahulu. Kita perlu menguji perilaku pengunjung dan kestabilan operasionalnya di lapangan sebelum membekukan semuanya ke dalam sistem ERP yang masif.

Fase Awal: Fokus pada Manajemen Kapasitas dan Pengujian Form

Di fase pertama ini, fokus utama saya adalah menyelesaikan masalah yang paling krusial dan mendesak: merombak alur reservasi dan memperketat kontrol kapasitas ruang.

• Pembaruan Sistem Reservasi: Kita ganti proses pengisian Google Forms yang merepotkan dan berulang. Sistem akan diubah menjadi model dinamis berbasis jam kedatangan pengguna (berlaku untuk 6 jam ke depan) yang bisa dipesan sejak 2 minggu sebelumnya.
• Pengujian IoT & Pelacakan Waktu: Sebagai langkah awal di laboratorium ini, kita akan menguji penggunaan gantungan RFID (memanfaatkan penyimpanan loker pada sebelum masuk). Pengujian difokuskan untuk menghitung kapasitas ruangan secara otomatis agar staf tahu pasti kapan kuota penuh , sekaligus melacak durasi kunjungan pengguna agar waktu habisnya jelas.
• Eksperimen Indikator Sosial: Gantungan RFID ini juga sekalian kita uji coba sebagai pemisah preferensi sosial pengunjung , warna merah untuk yang terbuka untuk mengobrol (extrovert) dan kuning untuk yang ingin fokus sendiri (introvert) mungkin menarik ya haahahha, tapi kita coba deh.

Melalui fase awal ini, kita bisa menyelesaikan masalah mendasar di HOWL secara taktis, sekaligus mengumpulkan data riil untuk mematangkan pengembangan modul besar lainnya di fase berikutnya